REGULAMIN
udzielania przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Jeleniej Górze
zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza
kwoty 130 000 złotych.
§ 1.
1. Niniejszy Regulamin określa organizację i zasady postępowania udzielania zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000 złotych i które realizuje się z pominięciem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wszczyna się, jeżeli przedmiot zamówienia odpowiada zadaniu opisanemu w planie finansowym MOPS w Jeleniej Górze i mieści się w kwocie zaplanowanej na jego realizację.
3. Przy ustaleniu wartości szacunkowej zamówienia mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych.
4. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Realizacja zamówień prowadzona w oparciu o niniejszy Regulamin powinna być dokonywana w sposób celowy i oszczędny.
§ 2.
1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowity koszt wraz z kosztem dostawy, instalacji.
2. Wartości zamówienia, przy których określone progi wymagają stosowanie odpowiednich procedur, są wartościami netto (bez podatku VAT).
3. Podany w § 3 pkt 1 próg 20 000 zł (netto) dotyczy zakupu danej usługi lub towaru, bez względu na liczbę kupowanych sztuk. Przy czym dotyczy to towarów o tożsamych parametrach, w przeciwnym przypadku nie ma obowiązku sumowania wartości tych towarów i sprawdzania ich łącznej wartości.
§ 3.
Ramowe procedury udzielania zamówień uregulowano w następującym układzie:
1) zamówienia o wartości do 20 000 złotych,
2) zamówienia o wartości od 20 000 złotych do 130 000 złotych.
§ 4.
1. Realizacja zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 20 000 złotych, odbywa się w oparciu o Zapotrzebowanie (Załącznik nr 1) podpisane przez kierownika działu lub upoważnioną osobę i zaakceptowane przez dyrektora MOPS.
2. Nie zwalnia to jednak z odpowiedzialności za to, aby wydatki na dostawę lub usługę były ponoszone w sposób efektywny i racjonalny.
§ 5.
1. Udzielenia zamówień o wartości mieszczącej się w przedziale od 20 000 złotych do 130 000 złotych dokonuje się po przeprowadzeniu procedury rozeznania rynku, korzystając z formularza Zapytanie ofertowe (Załącznik nr 2)
2. Przez rozeznanie rynku rozumie się porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców/wykonawców.
3. Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań, jeżeli takie zostaną postawione.
4. W uzasadnionych przypadkach cena nie musi być jedynym kryterium oceny oferty.
§ 6.
1. Zapytania ofertowe zarówno kierowane do wykonawców jak i przez nich składane oferty mogą być przekazywane: listem pocztowym, fax-em lub drogą elektroniczną.
2. Unikać należy kierowania zapytań ofertowych do wykonawców, którzy wcześniej wykonali zamówienie dla MOPS Jelenia Góra bez należytej staranności, w szczególności:
˗ nie wykonali zamówienia w terminie,
˗ dostarczyli towary o niewłaściwej jakości,
˗ nie wywiązali się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi.
§ 7.
1. Po otrzymaniu ofert od wykonawców/dostawców, sporządza się Protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego (Załącznik nr 3), zaakceptowany przez dyrektora MOPS.
2. Wybranemu wykonawcy wystawia się zlecenie lub zawiera się umowę w formie pisemnej.
§ 8.
Wszystkie zrealizowane zamówienia winny zostać ujęte w Rejestrze faktur (Załącznik nr 4) prowadzonym przez MOPS w Jeleniej Górze, jak też przez wyodrębnione jednostki organizacyjnie.
§ 9.
Na pisemny wniosek osoby prowadzącej postępowanie w szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor MOPS w Jeleniej Górze może wyrazić zgodę na odstępstwa od stosowania niniejszego regulaminu.
§ 10.
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminie mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.
2. Okres przechowywania dokumentacji, o której mowa w Regulaminie musi być zgodny z Instrukcją Kancelaryjną.
3. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem wydania zarządzenia o wprowadzeniu regulaminu w życie.